Erfahrungsbericht: "Administration und Finanzen wieder im Lot!"

Team ContentMakersContentMakers ist ein von Lernenden und Praktikanten selbstgeführter, staatlich anerkannter Lehrbetrieb, der in der multimedialen Welt zu Hause ist.

Er bietet Lehrstellen in Interactive Media Design, Mediamatik und KV. Dazu fördert er mit dem Experience Year und mit FMS-Praktika den Berufseinstieg junger Medien Talente direkt in die Praxis.

Die Lernenden werden durch Fachleute auf ehrenamtlicher Basis gecoached.

Vor lauter fachlichem Enthusiasmus wurden die administrativen und finanziellen Aspekte „verdrängt“ bis das Berufsbildungsamt darauf aufmerksam wurde. Mit Hilfe von Max Hagen, Mitglied von adlatus Region Winterthur-Schaffhausen konnten die Administration und die Finanzen wieder ins Lot gebracht werden.

 

Erfahrungsbericht

von Angelo Lucci, Präsident ad interim und Lukas Schenk, Geschäftsleitungsmitglied der Bildungsinstitution Association ContentMakers, Brüttisellen und Max Hagen, Mitglied adlatus Region Winterthur – Schaffhausen

 

Der erste Kontakt
mit dem seit 1996 bestehenden Verein erfolgte im Februar 2017.

 

ContentMakers ist ein selbstgeführter, staatlich anerkannter Lehrbetrieb: Lernende der Bereiche Mediamatik, Interactive Media Designer und Kaufleute haben teil an der strategischen Ausrichtung des Betriebs und sind in die Akquise wie auch die Realisierung von Projekten direkt involviert.

Die Lernenden werden durch Fachleute auf ehrenamtlicher Basis gecoached.

 

 

Für Junge ist ein solcher Betrieb grossartig, denn das unmittelbare Anpacken, also das aktive Umsetzen von Projekten bzw. „learning by doing“, Junge mit Jungen, wo trotzdem verantwortungsbewusst und zielgerichtet gearbeitet werden muss, wirkt sich enorm positiv auf die Motivation aus!

 

Beim ersten Gespräch wurde dargelegt, dass die finanzielle sowie die administrative Situation ungenügend sind und dadurch das Berufsbildungsamt betr. neuen Lehrstellen bremst.

Max Hagen traf solche Herausforderungen schon häufig an, insbesondere bei KMU’s. Unternehmensleiter sind Fachspezialisten und haben weder Zeit noch vielfach Wissen/Kompetenz für die anderen Unternehmensbereiche. Resultat: Sie „verdrängen“ administrative Aufgaben, sodass über kurz oder lang eben auch die Finanzen nicht mehr im Lot sind.

 

Projektablauf
In der ersten Phase analysierte der Berater von adlatus die betroffenen Bereiche und erarbeitete Vorschläge, wie diese neu zu strukturieren sind. Die involvierte Geschäftsleitung prüfte sie und gab grünes Licht für die Umsetzung.

 

Es galt, die phantastische Philosophie dieser Bildungsinstitution wieder nachhaltig in Gang zu bringen, sodass Max Hagen die zweite Phase sehr schnell anpackte:

  1. Kontaktnahme mit den Finanzierenden, um Vertrauensbasis und Zeit zu gewinnen
  2. Einführung einer Buchhaltungssoftware und deren Implementation nach neuem Rechnungslegungsgesetz
  3. Einführung einer einfachen Lohnapplikation und deren Implementation
  4. Einführung einer Adress-Datenbank für Kunden-, Mitglieder- und Mitarbeitende
  5. Erarbeiten von Richtlinien für das Angebots- und Fakturierungswesen
  6. Unterstützung in der Vermarktung von Ausbildungslehrgängen
  7. Unterstützung im Fundraising
  8. Aufbau einer Struktur für die Dokumentation logisch und physisch
  9. Interne Beschulung in Workshops

 

Alsdann ging es an die Umsetzung, welche innert 3 Monaten erfolgte.

 

Das ganze Team war begeistert von den Neuerungen und fühlte sich bestärkt in ihren Aufgabenstellungen.

 

Lukas Schenk strich heraus: „Die Lernenden von nichtkaufmännischen Berufen konnten nützliche Grundlagen aufnehmen und so das betriebswirtschaftliche Verständnis vertiefen.“

 

„Wir beurteilen den von adlatus angestossenen Prozess als sehr wertvoll. Das Berufsbildungsamt gab unseren Anträgen statt und die Finanzierung ist gesichert.“ erklärte Angelo Lucci.

 

Aufgrund der guten Erfahrung erteilte ContentMakers im Mai 2017 Max Hagen einen Zusatzauftrag betr. Abspaltung der operativen Projektaufträge und deren Eingliederung in eine neu zu gründende Aktiengesellschaft. Eine Trennung drängt sich wegen der Vermarktung und der rechtlichen Situation (Gewinnorientierung als AG / Nonprofit-Organisation als Verein) einerseits und der Chance für Jungunternehmereinstieg andererseits auf..

 

Fazit
Abschliessend beurteilte Lukas Schenk den Einsatz des Adlaten wie folgt: "Wir erlebten die Zusammenarbeit mit adlatus positiv und mit einem hohen Nutzen für alle Beteiligten. Aus diesem Projekt resultierten wesentliche Impulse für die Reduktion von Schwachstellen und die Verbesserung von Abläufen. Den Einbezug des Adlaten für die Abspaltung der operativen Aktivitäten setzen wir im 2. Semester 2017 fort und sind zuversichtlich für weitere, erfolgsversprechende Geschäftschancen."

 

Hier kann adlatus helfen:

Unsere Spezialisten können Sie dank ihrer langjährigen unternehmerischen Erfahrung, ihrem Fachwissen und den adlatus-Beratungswerkzeugen (Tools) wie:

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Rufen Sie uns an (Tel.: 052 346 25 44)oder kontaktieren Sie uns per Email.
Ein erstes persönliches Gespräch ist gratis und kann schon viel bewegen.

 

Kontakt:

adlatus
Regionalleitung Winterthur – Schaffhausen

Erich J. Voegeli
Mythenstrasse 24
8308 Illnau
Tel.: 052 346 25 44
E-Mail: voegeli(at)adlatus.ch

 

 

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